Czym jest klauzula w CV i kiedy jest potrzebna
Klauzula w CV to krótki zapis dotyczący przetwarzania danych osobowych przez potencjalnego pracodawcę. W praktyce często nazywana jest klauzulą RODO, choć nie zawsze jej obecność jest wymagana. Podstawą prawną przetwarzania danych w rekrutacji może być bowiem także działanie przed zawarciem umowy o pracę, a nie wyłącznie zgoda kandydata.
Serwis Pracuj.pl podkreśla, że samo aplikowanie na konkretne ogłoszenie jest równoznaczne z przetwarzaniem danych w celu prowadzenia tej rekrutacji. Jednak gdy pracodawca w ogłoszeniu wyraźnie wskazuje wymaganą klauzulę o określonej treści, kandydat powinien ją umieścić w CV. Brak takiej klauzuli wówczas może wpłynąć na rozpatrzenie aplikacji.
Jakie rodzaje zgód i klauzul wyróżniamy w procesie rekrutacji
W praktyce wyróżniamy dwa podstawowe typy klauzul związanych z przetwarzaniem danych osobowych:
- Klauzula na potrzeby bieżącej rekrutacji – dotyczy wyłącznie procesu rekrutacyjnego, na które kandydat aplikuje.
- Zgoda na przetwarzanie danych na potrzeby przyszłych rekrutacji – pozwala pracodawcy zachować CV i rozważać kandydata w kolejnych procesach rekrutacyjnych.
To ważne rozróżnienie, ponieważ klauzula na przyszłe rekrutacje nie jest automatycznie częścią zgody na udział w bieżącym naborze i powinna być wyrażona odrębnie.
Jak dodać klauzulę do CV wysyłanego przez Pracuj.pl
Przed wysłaniem aplikacji należy uważnie przeczytać treść ogłoszenia oraz formularz aplikacyjny. Jeśli rekruter wymaga konkretnej klauzuli, najlepiej wkleić ją dokładnie w stopce CV bez modyfikacji. W przypadku aplikacji wysyłanych e-mailem nie ma potrzeby powtarzania tego zapisu w treści wiadomości, a dokumenty składane osobiście warto podpisać pod klauzulą.
Jeśli w ogłoszeniu nie ma wymogu dodania klauzuli, nie jest konieczne dołączanie zgody na przetwarzanie danych w bieżącej rekrutacji. W takiej sytuacji kandydat może jednak dobrowolnie dołączyć osobną zgodę na przyszłe rekrutacje, jeśli chce, by jego dane były wykorzystywane także w kolejnych procesach.
Przykładowe treści klauzul i na co zwrócić uwagę
Przykładowy zapis dla bieżącej rekrutacji może brzmieć:
Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych przez [nazwa firmy] w celu prowadzenia rekrutacji na aplikowane przeze mnie stanowisko.
Dla zgody na przyszłe rekrutacje stosuje się formułę:
Zgadzam się na przetwarzanie przez [nazwa firmy] danych osobowych zawartych w moim zgłoszeniu rekrutacyjnym dla celów przyszłych rekrutacji.
Ważne jest, aby nie łączyć tych dwóch celów w jednym zapisie, gdyż zgoda na przyszłe rekrutacje powinna być wyraźna i odrębna od zgody na bieżący nabór. Nie należy też bezrefleksyjnie kopiować stare formuły łączącej oba cele, ponieważ może to prowadzić do niejasności.
Co warto wiedzieć o podstawach prawnych i obowiązkach informacyjnych
Podstawą przetwarzania danych w rekrutacji nie zawsze jest zgoda. Część danych może być przetwarzana na podstawie innych podstaw prawnych, np. oceny kandydatów przed zawarciem umowy o pracę. Zgoda jest jednak wymagana np. dla danych dodatkowych lub gdy kandydat chce wziąć udział w przyszłych rekrutacjach.
Pracodawca ma obowiązek poinformować kandydata o administratorze danych, celu i podstawie przetwarzania oraz okresie przechowywania danych. To odrębny wymóg od dodania klauzuli w CV, którą składa kandydat.
Kandydat ma prawo wycofać zgodę na przyszłe rekrutacje w każdej chwili, co powinno być jasno określone w treści zgody. Warto również pamiętać, by w CV nie umieszczać więcej danych osobowych niż wymaga tego proces rekrutacji i nie podawać informacji wrażliwych bez uzasadnienia.
Podsumowanie
Dodanie klauzuli do CV na portalu Pracuj.pl zależy przede wszystkim od wymagań pracodawcy wskazanych w ogłoszeniu. W przypadku braku takiego wymogu kandydat nie musi dodawać zgody na bieżącą rekrutację, ale może zdecydować się na osobną klauzulę dotyczącą przyszłych naborów. Najważniejsze jest, by dokładnie przeczytać komunikaty w ogłoszeniu oraz stosować się do wskazanych tam treści, unikając kopiowania uniwersalnych i nieprecyzyjnych formuł.
Klauzula powinna znaleźć się w stopce CV, a przy aplikacji elektronicznej nie jest konieczne powtarzanie jej w treści wiadomości. W przypadku rekrutacji tradycyjnej podpis pod klauzulą potwierdza jej ważność. Świadome stosowanie klauzul i zgód pozwala na zachowanie zgodności z przepisami o ochronie danych osobowych oraz minimalizuje ryzyko problemów podczas procesu rekrutacyjnego.
Źródła
- https://uodo.gov.pl/pl/701/4471
- https://uodo.gov.pl/pl/579/3183
- https://uodo.gov.pl/file/4933
- https://uodo.gov.pl/pl/579/3200